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时间管理第二弹-要事优先法则

2016-12-01   来源:北大公学   
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一、什么是要事?
要事优先的“要事”,也就是与目标关联性最强的、最重要的事情。
 
要事就涉及到目标管理,如果没有一个明确的目标,就无法判定一件事情是否重要还是不重要,重要的事情一般是与目标关联性最强的。
 

二、为什么我们会选择“琐事优先”?
1、简单、明确:大多数人倾向于做目标明确、流程明确、任务简单的事情;
2、即时满足:可以立即得到结果,如果是复杂任务,因为耗时很长,不能得到及时反馈,这也是造成拖延的原因之一。
3、沉没成本:大多数成年人都没有理性到不顾沉没成本的地步,因此有可能被已经付出的时间吸引到更大的时间黑洞里去。
导致"琐事优先"出现的原因,正是做到"要事优先"的方法。
 

三、“要事优先”的方法

►原则1:按优先级完成任务;
►原则2:将琐事打包处理;
►原则3:被紧急的琐事中断,处理完就立刻回到要事上;
►原则4:明确需求与目的,使任务变得简单,易于执行;
►原则5:分解任务,主动得到及时满足,同时做到“断点续传”,减小任务被中断后造成的破坏;
 
要事优先的方法可以避免我们的工作出现开碰碰车的状态,开碰碰车是随时有可能在每个轨迹上都会被偶然地碰撞而改变方向。当你不停地改变方向的时候,以为走了很远,实际上还是在原地打转。
 
 

四、要事优先的原则

通过设定目标,区分重要和不重要的事情,重要的事情就要马上做
一次只做一件事情,即做事情要专注
 

五、时间四象限
在开始工作前,我们可以按照要事优先的原则,把准备要做的事情放入到下面的四个象限中:\

(图解)
A级别:时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是:很多人惧怕A级别的事情,觉得太复杂,要耗费太多的精力,同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。
B级别:很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差,但又非做不可,容易在不急的心理中被人遗忘,在最后关键时刻演变成A级别事件,如两周前老师布置的期中检查作业。
C级别:时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情,如取快件,可以请同学顺便去取。
D级别:时间上不紧迫也不是很重要的事情,有些可以请别人做;有的可以降低标准;有的必须要做则放在零碎时间中进行完成;有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃,如毫无意义的闲逛。

“要事”在四象限法则中可分为“重要不紧急”和“紧级又重要”,毫无疑问,我们的大部分精力应该放在前者,而应该防止后者的出现。比如说:长时间搁置重要的事情,它会逐渐演变为紧急又重要,从而打乱生活节奏,让你总感觉忙,透不过气来。
  
举个例子:
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教授在桌子上放了一个玻璃罐子,然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生:“你们说这个罐子是不是满的?”,“是。”所有的学生异口同声地回答。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子,把它们从罐口倒下去,摇一摇,问:“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答,一位学生怯生生地细声回答:“也许没满。”教授不语,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢倒进罐子里,然后又问学生:“现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的,教授又从桌子底下拿出一大瓶水,缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。

一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西,但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子,也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情,其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样,先进行时间级别分类,如根据大学生的日常安排,按照“事分轻重缓急”进行组合,确定先后顺序,做到不遗不漏。
  

(结束语)

困难就像是一面墙,它并不是为了阻挡我们,而是让我们有机会展现自己有多想达到目标。“要事优先”并不是目标,而是一条路!
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