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时间管理第四弹-多任务下的时间管理

2016-12-16   来源:北大公学   
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快节奏的今天,顺序的工作,即完成一项工作任务,再进行下一项的情况已越来越少,多项目多任务同时进展的情况大量存在,因此,对我们时间管理的要求也不断提高。我们需要同时开展N项工作,每项工作还需要有序、高效的推进,这就需要我们将之前的时间管理技巧进行综合,灵活的应用。

多个项目同时进行会发生很多不确定性事件,而且工作强度较高时效率会明显下降,著名专家Gerald M. Weinberg也曾提出一个法则,用来计算由于切换项目而引起的浪费。根据测算,当工作中增加一个项目时,会影响工作效率,损失20%的时间,再增加一个任务时,有近一半的时间会浪费在任务切换上。但不可否认的是,多项工作并行进展是很多人面临的情况。如何做好多项目多任务下的时间管理,确保其进度控制在一定范围内,至关重要。
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一、批次处理
如果有5件需要电话解决的事情,列在一起,然后一次性全部打出,比把5个电话分散到上午打2通、下午打3通,效率要高。因为这样合并了每次打电话的启动成本和结束成本——不知道我们有没有这样的体验:
1.打电话前除了准备好要说的内容,还要准备好打电话的情绪和状态(如跟客户打电话的热情饱满状态)。
2.要把当前的工作放下,去打电话,有的时候挂掉后很难再切换回之前的状态。
所以,批次处理就是让你一趟地铁直达,而不是换五趟地铁才到, 这样一来,效率自然提升不少。
 
二、提前计划
有句古话,凡事预则立,不预则废。提前计划的意思其实就是把握提前量。我们会发现,每每到了月底或者年底的时候,我们的工作都会格外忙碌,这是因为什么呢?回过头看看我们这一个月或者这一年的工作内容我们会发现有一件事情没有做到:提前做计划。既然是计划就不能等到事情开始之后再来做,必须提前,必须提前掌握一些信息,试验一些方法。当我们面对多项任务同时进行时,提前计划更显得尤其重要,可以根据事情的复杂程度,越复杂的事情、耗时越长的项目就越需要提前做好计划。做新计划的时候,即便不能够参考完整的以往的工作经验,但是至少可以把本次项目中的很多内容拆分成和以前类似的工作,以便于更有效地参考过去的经验。
预留出时间的提前量,让效率更高一点,成果更丰富一点。

三、关键节点控制
当多个任务并存的情况下,我们除了做好时间管理的基本做法之外,需要格外注意的是关键节点的控制。问题来了,什么是关键节点?就像在我们的高三生活中的每一次模考。每个任务在开始到结束,中间都会有几个关键的时间节点,就像人生中的几个重大转折点。
那么如何去控制它呢?首先明确关键节点,在提前制定计划的时候,将每个任务的关键节点标注出来。其次在计划实施中时刻关注关键节点的时间,确保每个节点的工作任务均按计划完成。
做好关键节点控制,会让我们的计划更加脚踏实地的完成。

四、建立规则的信息传递与反馈机制
很多时间管理的书籍中都强调,一段时间内要专注于一件事情,因为用于切换任务的时间产生很大的浪费,但我们的工作与生活中基本上不可能存在这种单一任务的情况,当我们有多个任务同时进行的时候,信息的及时传递与反馈至关重要。
要做好传递及反馈的工作的话,我们可以给每个任务按照时间计划去做一张流程图,在关键节点之间做好信息传递与反馈,由此可以大大降低我们的时间损耗,提高我们的工作效率。

时间管理的主体是人,人在管理时间。那么时间管理的客体是时间吗?答案是否定的,时间管理的客体还是人,是我们自己。时间管理其实是一个自我管理的过程,我们只有管理好自己,建立良好的工作、生活习惯,我们就会收获成长。
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要想知道一年的价值, 那就去问高考落榜复读的学生。
要想知道一个月的价值, 那就去问生了早产儿的母亲。
要想知道一周的价值, 那就去问周报的编辑。
要想知道一小时的价值, 那就去问等待见面的恋人。
要想知道一分钟的价值, 那就去问误了火车、汽车或飞机的人。
要想知道一秒钟的价值, 那就去问大难不死的人。
要想知道一毫秒的价值, 那就去问奥运会获得银牌的人。
时间不等人, 你拥有的每一刻都要珍惜。

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