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卓越工作法丨做要事,而不是做急事

2017-02-16   来源:北大公学   
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我们工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。当我们没有掌握良好的工作方法时,总是会被琐事缠住手脚,不能静下心来去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽,根本就不知道哪些是最应该做的事,结果白白浪费了大好时光,致使工作效率不高,效能不显著。这就要用到卓越工作法的第二条,做要事而不是做急事。

一、编排行事优先次序
在工作中,我们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序:
 (1)先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。
 (2)先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。
 (3)先做容易做的事,然后再做难做的事。
 (4)先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
 (5)先处理资料齐全的事,再处理资料不齐全的事。
 (6)先做已排定时间的事,再做未经排定时间的事。
 (7)先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。
 (8)先做别人的事,然后再做自己的事。
 (9)先做紧迫的事,然后再做不紧迫的事。
 (10)先做有趣的事,然后再做枯燥的事。
 (11)先做易于完成的事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
 (12)先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
 (13)先做已发生的事,然后做未发生的事。
很显然,上述各种准则,都不符合高效工作方法的要求。
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工作是以目标的实现为导向的,在一系列以实现目标为依据的待办事项之中,到底哪些事项应先着手处理?哪些事项应延后处理,甚至不予处理?应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,愈不重要,它们愈应延后处理。简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

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在上述的十三种决定优先次序的准则中,对我们最具支配力的恐怕是第九种——“先做紧迫的事,再做不紧迫的事”,大凡低效能的员工,他们每天80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说,我们惯常地习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维,他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次:
(1)今天“必须”做的事(即最为紧迫的事)。
(2)今天“应该”做的事(即有点紧迫的事)。
(3)今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。

但遗憾的是,在多数情况下,愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划,甚至个人的身体检查等,往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事(诸如不停的电话、需要马上完成的报表)无限期地延迟了。所以,做要事,而不是做急事是卓越工作方法的精髓之一。

二、精心确定主次
精心确定事情的主次有助于我们养成做要事而不是做急事的好习惯。在确定每一年或每一天该做什么之前,必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,要问自己四个问题:

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NO1.我从哪里来,要到哪里去?

我们每一个人都肩负着一个沉重的责任,虽然现在我每天在做着一些平凡的小事,但都是在为公司的伟大愿景舔砖盖瓦。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么?只有这样,我们才能朝着这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

NO2.我需要做什么?

要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是非做不可的。重要的事必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。

NO3.什么能给我最高回报?

我们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即会比别人干得出色的事情上。我们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

NO4.什么能给我最大的满足感?

有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种事情都是这样。无论地位如何,总需要把部分时间用于做能够带给自己满足感和快乐的事情上。这样会始终保持生活热情,因为生活是有趣的。

明白了上述四个问题,并以此来判断我们即将面对的纷至沓来的事情,就不至于让我们陷入到事务性的泥潭中,我们可以很快地确定出事情的主次,以最有效率的工作方法去获得最大效能的收获。

三、把重要事情摆在第一位

在现实生活中,许多人都会发现“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”

在确定了应该做哪几件事情之后,按他们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不能这样,而是按优先顺序开展工作。以下是两个建议:

NO1.每天开始都有一张优先表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时,艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”
  
艾维·利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

后来有人说,五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中,艾维·利提出的方法功不可没。
     
NO2.把事情按先后顺序写下来,制定一个进度表

把一天的事情安排好,这对于成就事情很关键,这样可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给出一个整体方向,看到自己的宏图。

“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位,肯定要费很大的劲。下面是有助于做到这一点的三步计划:
  (1)估价。首先,要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。
  (2)去除。第二是去除不必要做的事情,把要做但不一定要做的事情委托别人去做。
  (3)估计。记下为达成目标所必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助完成任务等资料。
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