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卓越工作法丨关注大画面

2017-02-22   来源:北大公学   
\每当我们接手任务的时候,心里常常会打定主意,无论遇到什么困难,我们的最终目标就是把任务完成,把问题解决。但是,让人最为沮丧的并非是自己还没有达到最终的结果,而是意识到就手头的问题来说,自己所干的一点意义都没有。

一、要关注大画面
当你想方设法去解决一个困难而复杂的问题时,如果同时盯着许多需求,就容易丧失目标。当你感到被它包围时,就应该后退一步,琢磨琢磨你正在努力完成的内容。问问自己,现在干的事情与大画面吻合得如何?它是否引导自己向目标进军?如果不是,那就是浪费时间,而时间实在是太宝贵了。

当发觉自己被事务性的事情包围时,应该后退一步,琢磨琢磨目前想完成的任务。通过关注“大画面”——组成你的工作假设的一系列事物——来做到这一点。从大的画面去思考问题:退后一步,琢磨琢磨要想达到的目标,然后看一看正在干的事情,再问问自己“这真的很要紧吗?”

 “时间就是效率”这句话似乎已经被时代尊奉为最高的价值判断标准。但实际上,“效率”仅仅是一个形式上的东西,一个速度的问题。

而更加重要的实质性问题是“效果”,即我们匆匆忙忙、快马加鞭地干了以后,是不是能达到我们的最终目标,这才是真正重要的问题。各行各业的人,医生、院士、演员、政治家、职业企业家、运动员和管子工,都是常常为得到更高的收入、更多的认同度或者某种程度的专业能力而奋斗,陷入了事务性的圈子,为生活忙忙碌碌,在成功的阶梯上日益奋力地攀登,可到头来却发现梯子靠错了墙。我们奋力争取的名望、成就、金钱或者其他一些什么东西可能甚至不是梯子该靠的墙的一部分,结果我们每走一步就向错误的地方接近一步。我们可能很忙,可能“效率”很高,但是只有从一开始心中就有最终目标,我们才会有真正的“效果”。这一原则是人生自我领导的提纲挈领式的言论,值得我们深思。
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我们可以用最简单的方式,来描述一下如何确立这个终极目标并最终把它实现的过程。首先,你要多问问自己,“你最钟爱的是什么?充满了你的心灵,让你感到无比幸福的又是什么?”若以真诚的灵魂回顾过去,一定可以找出答案,找出自己的人生价值观。今后,你只要以此为依据,努力去实行就可以了。
这个终极价值并非隐藏在你的内心深处,而是在你无法想像的高处,至少是在比你平日所认识的“理想”更高的层次里。能够成为你自己本身的导师与典范的,惟有发自你的天性。惟有自己认识到了,你才能倾注全力去关注它,去实现它。

因此,在每日忙忙碌碌的生活中,我们一定要随时怀有这个终极目标,随时关注着人生这个大画面,随时丰富自己的人生价值观。这样,我们才能获得很高的效能,获得自己想要

二、我现在做的,是否使我更接近目标
在工作生活中,我们都见过许多这样的人,他们虽然怀有大干一番事业、做出辉煌成绩的想法,可是总不见行动,只是把这些想法挂在嘴边,每天都踏步不前。因此,为了避免成为一个空谈主义者,我们必须立即行动起来。首先该做的就是必须将我们的终极目标化为明确的具体目标,化为实际可行的目标,并且立即朝着这个目标彻底行动起来。

当你在人生阅历比较丰富,思想比较成熟,终极目标也基本定型的时候,你就要尽早脱离出年轻时那种探寻人生价值观的状态,一步步向着自己的终极目标行进。但是任何大的目标的实现,都是依托在一个个小的阶段上的,要想实现你的想法,你就要安排好眼前的生活,设定出一个个比较具体的按照你的思想行动的目标。这些具体目标的设立原则就是“我现在做的,是否使我更接近目标”。

“不能管理时间,便什么也不能管理!”因此我们必须在终极目标的指引下,列出近一个阶段的目标,这个阶段可以是10年,也可以是6个月。也许过了这段时间后你的人生阶段会到达另一个层次,比如大学毕业了,或许在公司达到了自己职业生涯的巅峰等等。

目标必须不能是空泛的。要写下具体的目标,比如,大学毕业后你一定要考上研究生,30岁之前要拥有自己的汽车,要完成多少文字的稿件等等。开列的这些近期计划对终极目标实现或许会很有帮助,既然写下了它们,就不能当作幻想,想了就一定要去做,去争取,去完成。
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为了不使自己所列的这些目标成为空谈,我们准备了一些问题,希望你在做计划的时候,参照一下,时时追问一下自己,把所有的想法都实实在在地思考清楚。
  (1)我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确,是不是可行?
  (2)对于下星期所想从事的工作,我是不是已有清晰的概念?
  (3)在一个工作日开始之前,我是不是已考虑妥当这一天的工作次序?
  (4)我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据?
  (5)我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程,又是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?
  (6)我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事?
  (7)我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事?
  (8)我是不是每天都保留少量的时间做计划,并思考与我的工作有关的问题?
  (9)我是不是善用上下班的时间?
  (10)我是不是故意减少中午的饭量,以免在下午打瞌睡?
  (11)我是不是对自己的作息时间做松驰的安排,以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件?
  (12)我是不是尽量将工作授权他人处理呢?
(13)我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢?
  (14)我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间,同时又避免成为浪费部属时间的根源呢?
  (15)当我与客户进行沟通时,我是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情,而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢?
  (16)我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策?
  (17)我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策?
  (18)我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢?
  (19)我是不是在口袋中或书包中,携带一些文件材料,如在排队时,在等候室中、在火车上,或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢?
  (20)当我面对许多需要解决的问题时,我是不是应用“80/20原则”(即帕累托原则,指只集中精力处理20%的重要问题,而不受80%的不重要的问题所困扰)来对付呢?
  (21)我是不是真正能够控制自己的时间?我的行动是不是取决于自己,而不是取决于环境,或按照他人的优先次序来进行呢?
  (22)我是不是努力一次就把一件事情做好呢?
  (23)我是不是积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等),好不让它们经常妨碍我每天的工作呢?
  (24)我是不是能总是面对现实,思考现在需要做的事情,而不是总怀念过去的得失成败,或者担心未来的变化莫测呢?
  (25)我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢?
  (26)我是不是能腾出一些时间为下级进行培训,或考虑帮他们寻找培训机会呢?
  (27)我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢?在打电话之前是不是先准备好有关的资料,而不是想起什么说什么,却常常忘记了最重要的事呢?
  (28)在一天工作完了之后,我是不是反省一下:哪些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因是什么?以后如果再出现这种情况,我该如何补救?
  (29)开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式,以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中,使会议的效率尽量提高呢?
  (30)我是不是定期检查自己的时间支配方式,以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢?

  这30个问题,或许太过细致琐碎,但是如果真的能对每一个问题都能做出令人满意的回答的话,这个计划一定会帮我们向着终极目标作飞跃性前进。
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