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卓越工作法丨每天制一个图表

2017-03-02   来源:北大公学   
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一、每天制一个图表
典型的一天可能会有这样一些内容:早晨9点,你以快速的头脑风暴开始一天的工作,10点钟跑去访问客户,然后中午一顿简餐。接下来也许是访问更多的客户,参加团队一天的小结会,然后又急急忙忙赶去参加一个招聘会。在所有这一切进行的过程中,事情很容易会彼此交织在一起,就像不同颜色的墨水同在一张吸墨纸上一样。即便在访问时你做了很好的记录,在团队会上也有笔记,要点还是有可能漏掉。

事情是如此的多,而工作又千头万绪。要避免如此,最好的办法是每天制定一个表格,让表格来帮助你。只要养成了习惯,就会发现,表格自己会说话。
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究竟每天要做些什么呢?可以在一天结束时静坐半个小时,首先问问自己:“今天我做到的3件最重要的事情是什么?”然后把它们记在一两个表格里——没有什么奇特的,整不整齐也不重要。如果事实不易制成表格,把要点记下来就行了。把它们放在不易丢失的地方——不要仅仅把它们塞进文件格了事。随后再想想明天的工作计划,并以表格的形式把它们记载下来。

有时候,还可以把所感所想和了解到的新内容记下来。这些东西有助于深化自己的思维。有可能用到它,也可能用不到,无论如何,一旦你把它凝结在纸上,你就不会忘记了。

这是真正行之有效的工作方法。制作一张简单的图表并不需要多大的精力,然而真正珍贵的应该是它的内容。通过制作图表,可以寻找通向成功的最近距离的路,从而减少一些坎坷崎岖;可以及时地对自己的工作进行反思,甚至及时地注意到可能发生的情况。这既是对未来的预览,也是对现在的掌握。

像制定图表一样,每天抽出几分钟,对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾。这是这项高效工作方法的最后,也是最重要的一步。

每天制定一个图表对你工作的帮助是非常巨大的,但它以持之以恒为前提。指望某一天心血来潮,制定一个图表就能给工作带来明显的好处是不现实的。坚持一个月,再来看看图表的威力吧,它会让我们得到许多意想不到的收获。

首先,图表让我们的目标变得可以触摸和实际,从而避免我们浪费时间和漫无目的地瞎干。

其次,图表会为我们节省大量的时间。

在工作中,我们经常能听到类似下列的说法:“天啊!时间过得真快”、“我的时间总是不够”、“时间对我来说过得特别快”、“这件事不急,我可以留待明天再做”、“真是抱歉,我延迟了一点”。

其实,你所拥有的时间既不比别人多,也不比别人少,唯一不同的是,成功人士不但善于合理的利用时间,而且还会努力地去争取时间。你能详细的指出在工作中的每一分钟,或者每一个钟头里做了些什么是吗?其中有多少时间是用在有意义的和有用的事情上的?更重要的事,因为不合理的工作方法,又浪费了多少时间?
每天制定一个图表,是管理时间的唯一秘诀。

第三,图表还能调动我们的工作积极性。
工作是需要激情和热情的,爱默生说:“缺乏热忱,难以成大事。”很难想象,一个没有激情和热情的人能够持之以恒地高质量地完成自己的工作。而每天制定一个图表,可以让我们化繁为简,永葆激情。

二、杂乱无章是一种坏习惯
 
建立一个较佳的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。
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办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。我们甚至可以说,杂乱无章的工作方式是一种恶习。如果办公桌上经常物品、文件堆积如山,就要花时间来整理一下了,在这个时候花上半个到一个小时是值得的。

(1)把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央,其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里,这样做的目的是提醒现在所做的工作应该是此刻最重要的工作,一次只能做一项工作,要把所有精神集中在这件事上,不能被其他工作影响。

(2)不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作,转而去做其他不相干的事情。要力求把手头的工作做完后再开始另外的事情,即使这项工作遇到了阻碍,也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。

(3)一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐,并按照类别把它们放到合适的位置,千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件,对它们可以按照重要性和先后顺序的原则,进行分类。下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容,然后根据内容放入不同的档案袋中,并在档案袋外面加以简单注明。
在每天工作结束后,可以抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样就可以结束今天的工作,好迎来明天的一个好的开始了。
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